Šta pitati ketering pre ugovaranja – pitanja koja štite organizatora
Razgovor sa keteringom pre potpisivanja je jedina tačka gde organizator ima punu moć. Posle potpisivanja, moć se izbalansira. Ketering preuzima obaveze, ali organizator je i finansijski i operativno vezan za tog partnera. Zato je ono što se pita pre, i kako se tumače odgovori, kritično.
Većina organizatora pita o ceni, meniju i datumu. To su neophodna pitanja, ali nisu dovoljna. Postoje pitanja koja otkrivaju kako ketering zaista funkcioniše, kako se nosi sa problemima i da li će biti pouzdan partner na dan proslave. Ta pitanja se retko postavljaju jer organizator često ne zna da ih postavi.
Ovaj tekst je lista pitanja koja vredi postavljati, sa objašnjenjem zašto je svako od njih važno i kako izgleda dobar odgovor.
Pitanja o firmi i iskustvu
Koliko dugo radite i koliko sličnih događaja ste realizovali?
Ovo nije pitanje o godinama, već o obimu iskustva. Firma koja radi pet godina sa trista angažmana ima drugačije iskustvo od firme koja radi deset godina sa pedeset angažmana.
Pitajte i koliko angažmana sličnih vašem su radili konkretno, po tipu proslave, broju gostiju i formatu servisa.
Dobar odgovor: konkretni brojevi i konkretan primer koji odgovara vašem događaju.
Loš odgovor: „Radimo dugo i imamo puno iskustva“, bez detalja.
Ko priprema hranu i gde?
Ovo pitanje otkriva da li firma ima sopstvenu produkcijsku kuhinju ili koordinira eksternu pripremu.
Oba modela mogu funkcionisati, ali morate znati sa čim radite. Firma sa sopstvenom kuhinjom ima direktnu kontrolu nad kvalitetom. Firma koja koristi eksternu kuhinju zavisi od kvaliteta tog partnera.
Ako koriste eksternu kuhinju, pitajte ko je taj partner i koliko dugo sarađuju. Partnerstvo sa pouzdanim i poznatim kuhinjama je prihvatljivo. Improvizovana rešenja nisu.
Ko će biti vođa tima na terenu na dan događaja?
Osoba sa kojom planirate mesecima možda neće biti ona koja rukovodi na terenu.
Vođa tima na terenu je ključna figura jer rešava probleme na licu mesta, koordinira konobare i komunicira sa vama. Pitajte da li možete upoznati tu osobu pre događaja.
Dobar odgovor: konkretno ime, informacije o iskustvu te osobe i spremnost za upoznavanje.
Loš odgovor: „Biće neko od naših“, bez detalja.
Pitanja o meniju i normativu
Koji je vaš normativ po osobi za predloženi meni?
Ovo je tehničko pitanje koje mnogi organizatori ne postavljaju direktno.
Normativ je osnova za količine. Ako normativ nije eksplicitan, ne možete porediti ponude različitih ketering firmi niti proceniti da li su količine adekvatne.
Pitajte:
Koliko grama glavnog jela ide po osobi?
Koliko grama priloga?
Kako su kalkulisane količine za tip servisa koji nudite?
Firma koja može precizno da odgovori ima iskustva sa planiranjem. Firma koja ne zna odgovor planira po intuiciji, a ne po sistemu.
Šta je uključeno u cenu, a šta nije?
Ovo je možda finansijski najvažnije pitanje.
Cena po osobi može uključivati ili ne uključivati:
Posuđe i pribor za jelo
Grejalice i rashladnu opremu
Servisno osoblje
Transport
Postavljanje i pakovanje posle događaja
Hleb
Piće uz hranu
Pitajte eksplicitno za svaku od ovih kategorija.
Ponuda koja izgleda jeftino može biti skuplja od ponude koja izgleda skuplje kada se dodaju sve stavke koje nisu bile uključene.
Kako se prilagođavate dijetetskim zahtevima gostiju?
Vegetarijanci, gosti sa alergijama i gosti koji ne jedu svinjetinu su realni scenariji na gotovo svakoj proslavi.
Pitajte konkretno:
Da li mogu da prilagode meni za određeni broj gostiju sa specifičnim zahtevima?
Ko priprema te varijante?
Da li su sigurno odvojene od standardnih jela?
Poslednje pitanje je posebno važno kod težih alergija.
Firma koja ima iskustva sa dijetetskim zahtevima ima proceduru za to. Firma koja nema iskustva improvizovaće na dan proslave, što nije prihvatljivo.
Pitanja o logistici i pouzdanosti
Šta se dešava ako dođe do problema na dan proslave?
Ovo je pitanje koje mnogi organizatori ne postavljaju jer ne žele da razmišljaju o problemima.
Upravo ovde se vide firme koje imaju izgrađen sistem i plan za nepredviđene situacije.
Dobar odgovor: konkretni primeri i procedure.
Na primer:
„Ako vozilo ne stigne, imamo rezervni plan.“
„Ako nam nedostaje osoblja, imamo listu rezervnih konobara koji odgovaraju na poziv.“
Loš odgovor: „To se nama nikad nije desilo“ ili „Sigurno neće biti problema“.
Ko je kontakt osoba na dan događaja i kako se može dobiti?
Morate imati direktan broj telefona osobe koja je na terenu i koja ima ovlašćenje da rešava probleme.
Ne broj centralne recepcije.
Ne mejl koji niko ne čita za vreme proslave.
Direktan mobilni broj odgovornog člana tima.
Ako nešto krene po zlu, morate znati koga da pozovete i biti sigurni da će odgovoriti.
Koja je vaša politika otkazivanja i promena?
Pitajte pre potpisivanja.
Šta se dešava sa depozitom ako otkažete mesec dana ranije?
Šta ako otkažete nedelju dana ranije?
Koji su uslovi za promenu broja gostiju?
Koji su uslovi za korekciju menija?
Transparentna firma ima jasne odgovore koji važe za svakog klijenta.
Firma koja nema jasnu politiku ili odgovara različito u zavisnosti od toga ko pita nije pouzdan partner.
Pitanja o servisu
Koliko servisnog osoblja planirate za naš događaj?
Uobičajen standard je:
Jedan konobar na 15 do 20 gostiju za servirani obrok
Jedna osoba na 30 do 40 gostiju za švedski sto i dopunjavanje
Dva do tri konobara na 50 gostiju za koktel servis
Ako firma planira manje osoblja od ovih standarda, pitajte kako će pokriti servis.
Možda format događaja zahteva manje osoblja, što je sasvim u redu.
Ali ako format zahteva osoblje, a firma ga planira premalo, to je problem.
Da li je osoblje stalno zaposleno kod vas ili privremeno?
Stalno osoblje koje firma poznaje je predvidljivo.
Privremeno osoblje angažovano za jedan događaj može biti jednako dobro, ali to nije garancija.
Ako firma koristi privremeno osoblje, pitajte kako ga bira i kako ga priprema za konkretan angažman.
Pitanja o referencama
Možete li mi dati kontakt nekog ko je radio sličan događaj sa vama?
Ovo pitanje razlikuje firme sa pravim referencama od onih koje imaju samo listu poznatih klijenata.
Firma koja pruža dobru uslugu ima klijente koji će je preporučiti.
Firma koja ne želi da da direktan kontakt obično ima razlog za to.
Jedan do dva direktna kontakta sa sličnih događaja su sasvim dovoljan uzorak.
Pozovite ih i pitajte:
Da li je ketering stigao na vreme?
Da li je hrana bila na očekivanom nivou?
Da li je bilo problema i kako su ih rešili?
Da li bi ponovo angažovali istu firmu?
Često postavljana pitanja o ugovaranju keteringa
Treba li sve dogovoreno biti u ugovoru?
Da.
Sve što vam je važno treba da bude u pisanom dogovoru ili ponudi:
Normativ
Količine
Broj osoblja
Vreme dolaska
Šta je uključeno u cenu
Politika otkazivanja
Usmeni dogovori ne pružaju zaštitu ni jednoj strani ako dođe do nesporazuma.
Firma koja ne želi da potvrdi dogovoreno pisanim putem nije pouzdan partner.
Kada treba platiti depozit i koliko je uobičajen iznos?
Depozit se obično plaća pri potvrdi rezervacije i najčešće iznosi između 20% i 30% ukupne vrednosti.
Ostatak se plaća pre ili na dan događaja, u zavisnosti od dogovora.
Depozit štiti ketering od gubitka termina i pokriva prethodne troškove planiranja i nabavke.
To nije znak nepoverenja, već standardan deo poslovnog dogovora.
Šta ako sam nezadovoljan ketering uslugom posle proslave?
Ovo je teška situacija jer se ne može popravljati naknadno.
Ozbiljan ketering ima proceduru za reklamacije i o tome treba pitati unapred.
Ako je problem značajan, na primer:
Količine su bile nedovoljne
Hrana nije bila na odgovarajućoj temperaturi
Osoblje nije stiglo na vreme
onda postoji osnov za razgovor i potencijalnu kompenzaciju.
Ipak, prevencija kroz dobra pitanja pre ugovaranja vredi više od bilo koje zaštite posle događaja.
Kontaktirajte BNB Ketering
BNB Ketering Beograd posluje od 1993. godine i ima iskustvo i odgovore na sva ova pitanja.
Razgovor koji štiti organizatora je razgovor koji ćemo prihvatiti bez ustezanja.
